Empresas optantes pelo Simples Nacional têm a obrigação anual de prestar informações à Receita Federal por meio da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS). Essa declaração reúne dados referentes ao ano-calendário anterior e é fundamental para a regularidade fiscal da empresa. Confira neste artigo os principais pontos sobre a DEFIS 2025.
O que é a DEFIS?
A DEFIS é uma obrigação acessória que substitui a antiga DASN e tem como finalidade declarar, de forma simplificada, os dados econômicos, sociais e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional. Por meio dessa declaração, a Receita Federal acompanha o desempenho das microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), verificando se os tributos estão sendo recolhidos corretamente.
Entre as informações exigidas estão:
- Dados cadastrais: razão social, CNPJ, inscrição estadual, atividade exercida e situação cadastral.
- Dados operacionais: informações sobre a matriz e filiais, quantidade de funcionários no início e no final do período, além dos dados relativos à folha de pagamento.
- Dados financeiros: ganhos de capital, investimentos, receitas de exportação, rendimentos dos sócios, entre outros.
Mesmo empresas que não apresentaram movimentação financeira durante o ano devem declarar sua situação – o que reforça a importância da DEFIS para manter a regularidade fiscal.
Quem Deve Declarar?
A obrigação de entrega da DEFIS abrange todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEI), que possuem a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI) como obrigação específica. Assim, devem entregar a DEFIS:
- Microempresas (ME);
- Empresas de Pequeno Porte (EPP);
- Empresas inativas ou sem movimentação financeira no ano-base (desde que ainda optantes pelo Simples).
Prazo para Entrega da DEFIS 2025
O prazo para a entrega da DEFIS 2025 – que reúne os dados referentes ao ano-calendário de 2024 – é até o dia 31 de março de 2025. Este prazo é fundamental para que a empresa continue utilizando o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D) para a apuração mensal dos tributos.
O descumprimento do prazo pode acarretar diversas consequências, como:
- Exclusão do Simples Nacional;
- Impedimento para emissão do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS);
- Irregularidade cadastral perante a Receita Federal;
- Inscrição na Dívida Ativa da União;
- Aplicação de multa de 2% ao mês (limitada a 20% do valor total dos tributos apurados).
Como Preencher e Enviar a DEFIS
O procedimento para preencher a DEFIS é realizado de forma totalmente eletrônica, por meio do Portal do Simples Nacional ou do e-CAC. Confira os principais passos:
- Acesso ao Sistema:
Utilize o certificado digital ou o código de acesso da empresa para logar no sistema. - Navegação até a Seção DEFIS:
No menu “Declarações e Demonstrativos”, selecione a opção “DEFIS” para iniciar o preenchimento. - Inserção dos Dados:
Preencha com atenção os campos obrigatórios, que incluem:- Informações cadastrais e operacionais da empresa;
- Dados financeiros, como ganhos de capital, investimentos, e resultados do exercício;
- Dados específicos sobre a remuneração dos sócios, separando corretamente o pró-labore dos demais rendimentos.
- Revisão e Validação:
Revise todas as informações inseridas para evitar erros que possam gerar a necessidade de retificação ou até problemas futuros com a fiscalização. - Envio e Comprovante:
Após conferir os dados, transmita a declaração e guarde o comprovante de entrega, que servirá como registro e suporte documental.
Importância da Regularidade Fiscal
A entrega correta e no prazo da DEFIS é imprescindível para que a empresa continue operando em conformidade com o Simples Nacional. Além de evitar sanções e multas, manter a declaração em dia possibilita:
- A continuidade da apuração mensal de tributos pelo PGDAS-D;
- A regularidade cadastral, essencial para a obtenção de financiamentos e a participação em licitações;
- A transparência das operações financeiras, facilitando auditorias e eventuais fiscalizações.
Penalidades pelo Atraso na Entrega
Embora o sistema permita a entrega em atraso, o não cumprimento do prazo impacta diretamente na regularidade da empresa. Entre os principais riscos estão:
- Exclusão do Simples Nacional: que pode aumentar a carga tributária e complicar o acesso a crédito.
- Impedimento para emissão do DAS: impossibilitando o recolhimento dos tributos de forma adequada.
- Multa: de 2% ao mês-calendário, calculada sobre o valor total dos tributos apurados, com limite de 20%.
Portanto, é fundamental que os responsáveis pela contabilidade fiquem atentos ao calendário e iniciem a preparação dos dados com antecedência.
Considerações Finais
A DEFIS 2025 representa não apenas uma obrigação legal, mas também uma ferramenta estratégica para a gestão fiscal das empresas optantes pelo Simples Nacional. Uma declaração bem preenchida e enviada dentro do prazo demonstra o compromisso da empresa com a transparência e a regularidade fiscal, elementos essenciais para a saúde financeira e a credibilidade no mercado.
Contadores e gestores devem trabalhar de forma integrada para garantir que todas as informações estejam corretas e que os prazos sejam rigorosamente cumpridos. Em caso de dúvidas, a consulta a um profissional especializado pode ser decisiva para evitar erros e garantir que a empresa se mantenha em conformidade com as exigências da Receita Federal.
Mantenha-se informado, planeje com antecedência e assegure que sua empresa esteja preparada para a entrega da DEFIS 2025. Assim, você evita transtornos e contribui para a eficiência na gestão tributária do seu negócio.
